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GB/T 19001-2016标准4.1条款中内外部环境风险评估的实施
发表时间:2018-09-14 11:24来源:北京大陆航星质量认证中心

GB/T 19001标准“4.1理解组织及其环境”等内容是新版标准的核心内容,是对质量管理体系总体策划输入的要求,也是识别组织内外部环境风险的重要来源。2016版GB/T 19001标准,无论是在结构上还是在内容上都发生了重大改进,如何正确理解和运用新版标准的相关要求,是各类认证组织面临的一项新任务。本文结合水利工程建筑行业质量管理工作实践,识别和研究GB/T19001-2016标准4.1条款中内外部环境风险评估中的问题及解决办法,促进认证机构、审核人员对标准的理解,促进审核人员能力的整体提升,从而提高质量管理体系审核的有效性。

一、正确理解标准的要求

GB/T19001-2016标准4.1条款规定了组织应确定与其宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的能力的各种外部和内部因素。组织应对这些外部和内部因素的相关信息进行监视和评审。面对新时代、新使命、新征程,组织所处的环境已经呈现出与以往截然不同的特性:变化加快、市场全球化、知识成为主要资源等。为了适应变化的环境,组织需要具备应变的能力。GB/T19001-2016标准4.1条款的要求,意在为组织提供一种理解组织及其环境并证实其相关信息得到监视和评审的方法。

GB/T 19001标准“4.1理解组织及其环境”等内容是新版标准的核心内容,贯穿于标准的相关过程。可如何实施是个难点,因为新版标准并未给出具体的监视和评审方法。审核员实施组织环境审核时,如何充分理解标准的要求,准确判定组织环境的“风险和机遇”,合理进行内外部环境风险评估,有效制定控制措施,以确保审核的有效性,是目前质量管理体系审核中亟待解决的问题之一。在内外部环境风险评估实践活动中,明确评估目的,准确把握评估原则及依据,提出评估思路,控制评估要点,并对组织内外部环境评审风险控制措施的充分性进行识别,这是确保组织质量管理体系有效运行的前提和基础。

二、对4.1条款中内外部环境风险评估的实施

任何一个组织都无法避免与所处环境之间的相互作用。组织总是受着各种环境因素的影响和制约,并在这种制约中寻求生存和发展。组织应按照新标准4.1条款的要求,实施内外部环境风险评估。下面以山东省水利勘测设计院为例,分析对4.1条款中内外部环境风险评估的实现过程。

1、评估目的

建立组织内外部环境风险识别评估制度是为确保我院组织环境和风险得到有效控制,确保有利于实现预期结果的情况可能导致机遇的出现,时刻抓住我院生存与发展的机遇,以实现我院QES方针和QES目标指标,使全院生产、服务和活动过程符合质量、环境及职业健康安全标准,符合相应法律法规及其他要求的规定,以消除或减少对组织环境的有害影响,有效控制生产经营过程中的各种风险。

本次评估的目的是充分识别理解并考虑那些与我院的宗旨、战略方向相关,并影响我院实现管理体系预期结果能力的内部和外部环境,确保内外部环境要素识别与评估。

2、评估原则

本次评估以国家现行有关法律、法规及技术标准为依据,按照本院SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》,采用SWOT分析法,坚持政策性、科学性、公正性、针对性等原则,开展组织内外部环境风险识别评估工作。

3、评估内容

设计院组织环境与风险和机遇管理过程中所涉及的内外部环境要素。将院内外部环境作为评估对象,按照所确定的方法,将对组织内外部环境信息和条件进行综合和概括,进而分析组织的优势、劣势、面临的机会和威胁,从而根据组织所处环境状况采取相应的控制措施。

4、评估依据

(1)GB/T19001-2016、GB/T24001-2016、GB/T28001-2011、GB/T50430-2007标准;

(2)国家相关规范、标准;

(3)水利水电行业技术规范、标准;

(4)地方水利水电相关标准、要求;

(5)设计院现行QES管理体系文件(QES手册、程序文件、作业文件)及控制措施和应急预案等;

(6)SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》

5、组织涉及的主要内外部环境

在建立与持续改进我院QES管理体系时,应将充分识别理解并考虑那些与我院的宗旨、战略方向相关,并影响我院实现QES管理体系预期结果能力的内部环境。

设计院涉及的组织内部环境主要包括:组织文化、价值观、知识、绩效、人员能力、财务因素、资源因素、经营因素等。

设计院涉及的组织外部环境主要包括:政治环境、法律环境、经济环境、社会文化环境、技术环境、自然环境、竞争力等。

6、组织环境评估

(1)评估过程

根据相关法律法规及我院《组织环境与风险和机遇管理程序》中有关组织环境控制所作的明确规定,组织环境评估过程一般包括以下几个步骤:

①准备阶段

一是在建立与持续改进质量、环境和职业健康安全管理体系时,我院将充分识别理解并考虑那些与我院的宗旨、战略方向相关,并影响我院实现管理体系预期结果能力的内部和外部环境。

二是内外部环境要素识别与评估:明确职责分工,了解环境情况,在每年的管理评审前,由相关部门负责人按照《内外部环境识别与控制清单》(SDSS -CX03-JL5-5-2017)进行识别并评估其适用性。

三是明确评估对象和范围,收集国内外相关法律和标准。各部门将组织内外部环境要素识别结果登记《内外部环境识别与控制清单》(SDSS -CX03-JL5-5-2017),提交技质办(信息中心)进行汇总整理。

四是内外部环境要素监测与更新:各部门在获得内外内外部环境要素信息变化时,应及时告知技质办(信息中心),由管理者代表组织院内外部环境要素识别结果进行修订。

②开展内外部环境风险评估

针对我院面临的组织内外部环境,按照SWOT分析法,进行风险评估。

第一、按照所确定的方法,分解所涉及的环境类别,内外部环境项目;

第二、结合单位业务特点、环境条件等致险因子,分析辨识内外部环境所涉及的具体内容;

第三、对我院内外部环境现状进行描述;

第四、制定我院内外部环境监视方法;

第五、对我院内外部环境的符合性进行评审;

第六、编制我院内外部环境识别与控制评审结论清单;

第七、对我院内外部环境的不符合性制定整改措施,持续改进。

第八、因我院新版管理体系运行时间不到5个月,加之对标准的理解及实施还有待进一步深入。本次内外部环境识别仅仅针对主要要素。例如:外部环境主要针对政治环境、法律环境、经济环境、技术环境等要素识别与分析;内部环境主要针对组织文化、价值观、绩效、经营因素等要素识别与分析。

(2)SWOT法评估分析

依据SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》,对影响我院实现管理体系预期结果的能力的组织内外部环境信息和条件,采用SWOT法评估分析,详见下表:

内部优势

内部劣势

1)院职工队伍稳定;

2)质量部门能够行使相应职权;  

3)院领导重视质量管理,分管院长担任管代;  

4)质量体系职责明晰,组织机构健全完整;  

5)拥有多个管理体系认证,质量、环境管理体系能够有效运行;  

6)已明确了院发展的战略目标;  

7)产品质量稳定,在用户中有较高的声誉,在省内水利勘测设计行业位居前列。

1)院部分职工质量意识仍然薄弱;对新版标准的理解还有待进一步加强;  

2)质量考核机制的落实不到位,有差距;  

3)质量事先预防机制还需进一步完善;  

4)质量管理和质量检验手段还较落后、效率低;  

5)勘测设计成果校审亟待加强,部分成品质量还存在问题;  

6)收集的质量信息不完整,统计技术的应用没有有效开展;  

7)成本核算还需进一步完善。

外部机会

外部威胁

1)国家政策重点扶持行业,特别是强调生态建设;  

2)勘测设计产品受到用户支持和理解;  

3)已开展同行业质量部门间的沟通;  

4)全社会关注质量、重视质量;  

5)与认证中心保持良好的沟通  

1)用户对勘测设计质量要求的提高;  

2)新技术、新设备、新工艺、新材料等对勘测设计产品质量要求越来越高;  

3)国内外行业内部竞争,省外各部级、省级水利院,省内地市级水利院;  

4)质量时代的到来对组织的要求  

注:我院采用SWOT法对上述内容进行了评估分析,但每次不局限于此内容。

(3)组织环境评估

依据SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》,对影响我院实现管理体系预期结果的能力的主要内部和外部因素,逐一分析,我院组织环境评估分析过程及评审结果见《院内外部环境识别与控制分析评审汇总表》。

基于文章字数的限制,仅以我院组织环境中的技术环境为例,探讨组织内外部环境识别与控制分析的对策措施。

内外部环境识别与控制分析评审汇总表

SDSS CX03-JL5-5-2017                                                          编号:

环境

项目

     

现状描述

监视(方法)

评审(结论)

技术

环境

社会的科技进步会促进我院的经济活动中物质条件的改善和技术水平的提高,从而使我院通过利用这些物质条件取得更高的效率。技术的进步、产品的更新,都将对我院现有的生产设施、勘测设计手段及方法的更新带来机遇,同时对勘测设计人员的技能和知识的提升带来挑战。

国家科技体制、科技政策、科技水平和科技发展趋势对战略的影响如下:

a)技术进步使组织能对市场及客户进行更有效的分析。

b)新技术的出现使社会和新兴行业对产品和服务的需求增加,使组织扩大经营范围或开辟新市场。

c)技术进步可创造竞争优势。

d)技术进步可导致现有产品被淘汰,或缩短生命周期。

e)新技术的发展可使组织更多关注环境保护、社会责任、可持续增长等。

随着经济社会和科技进步的快速发展,随着新时代的到来,水利勘测设计手段及方法的更新带来机遇,同时对勘测设计人员的技能和知识的提升带来挑战。目前,我院在水利勘测设计手段及方法与同级同行业相比,依然存在一定差距,亟待进一步加强。

通过技术交流,与政府、主管部门、客户间的沟通,时刻关注科技创新动向。

不符合技术环境要求,需持续改进。经评估为可接受风险。

注:根据实际工作情况,识别我院内外部环境,每次分析不局限此表项目。

(4)内外部环境风险控制措施及建议

通过本次我院内外部环境风险评估分析,识别了那些与我院的宗旨、战略方向相关,并影响我院实现QES管理体系预期结果能力的内外部环境。我院仍处在一个动态的,较复杂的、变化的环境中,内部的勘测设计技术手段与外部环境不能非常完美的结合,所以,需要对勘测技术手段进一步变革,达到有效控制我院内外部环境风险目的。

为此,设计院内外部环境风险控制措施及建议:

① 强化勘测设计人员的入院教育及培训力度

一是必须对新上岗的管理人员及作业人员进行岗前教育培训,方能安排上岗作业。

二是直接分配至本院的管理人员,必须接受以下教育和学习:

国家安全生产方针、政策和有关安全生产的法律、法规;

本单位面临的内外部环境情况及勘测设计控制基本知识;

本单位QES管理体系、规章制度和劳动纪律;

事故应急救援、事故应急预案演练及防范措施;

从业人员安全生产权利和义务;

有关环境、职业健康风险案例等。

其他需要培训的内容。

②继续有效实施专题技能培训

社会的科技进步会促进我院的经济活动中物质条件的改善和技术水平的提高,从而使我院通过利用这些物质条件取得更高的效率。技术的进步、产品的更新,都将对我院现有的生产设施、勘测设计手段及方法的更新带来机遇,同时对勘测设计人员的技能和知识的提升带来挑战。我院已于2017年3月1日开展了三维设计培训班,2018年建议根据我院勘测设计技术人员实际需求,继续开展形式多样的专题技能培训班,确保我院勘测设计成果质量。

7、评估结论

经评估分析我们认为本院内外部环境中存在的风险主要是质量风险和技术风险。这些风险中的主要风险因素应采取措施加以控制和管理。

(1)本次评估以国家现行有关法律、法规及技术标准为依据,按照本院SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》,采用SWOT分析法,坚持政策性、科学性、公正性、针对性等原则,开展组织内外部环境风险识别评估工作。通过内部审核和参考国内其他勘测设计单位的经验,结合我院勘测设计单位特点,对本院内外部可能存在的各类组织环境风险类型,并通过定量分析,确定了不符合的内外部环境要求。此次评估方法选用得当,分析有理有据,评估结果较为科学,与院实际相吻合。

(2)针对辨识出的不符合的内外部环境要求,按照本院SDSS-CX03-2017《组织环境与风险和机遇管理程序》中规定的可接受原则,分别提出了切实可行的整改建议。内容简明扼要,重点突出,可操作性较强,对院业务生产工作的正常开展具有较强的指导意义,各部门应按照本报告要求,进一步细化完善,认真落实。

(3)内外部环境风险识别评估工作是风险预控管理的一项新措施新要求,国内各单位暂无成熟经验。在具体评估过程中,所使用的评估方法与主管部门工作人员的工作经验及思考方式有很大的关联,易受个人主观因素的影响,因此,本次评估依然难免出现一些小的偏差和不妥之处。要求各部门在具体落实过程中及时反馈发现的问题,以便于持续改进此项工作。

三、结语

组织要认识到其内外部环境是不断变化的,组织应具备相应的能力,以调整自身的管理体系使其具有适应这种变化。环境的变化是引起组织变化的重要因素之一。因此,正确把握组织环境的变化及其对组织生存与发展的影响,对于组织不断开拓市场、提高经济效益具有重要的意义。水利工程建筑勘测设计行业各类组织应提高对“组织环境”管控的认识。通过实施新版标准4.1条款要求,并从实际质量管理工作经验中加以提炼和升华,形成一套行之有效的组织环境管控模式和方法,进一步提高自身的工作质量与效率。


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