北京中安质环认证中心
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关于审核档案电子化的通知
发表时间:2018-09-28 16:15



各位检查员、审核员老师:

  根据认证审核信息化建设工作的需要中心推行审核案卷的电子化20181015ISMS/ITSMS项目审核组按照本通知的要求,采取电子方式提交审核案卷总监办不再接收此日期之后开始审核的纸质案卷欢迎其它认证领域的审核组尽早熟悉电子案卷的编辑方法,积极采用电子方式提交案卷,201811月底前中心实现从申请评审到认证决定全流程的信息化,届时总监不再接收所有审核项目的纸质案卷。在编辑电子审核案卷中遇到的任何问题,请咨询本通知的联系人。提交电子案卷的相关要求和说明如下

       一、编辑电子审核案卷的要求

    1关于文档的格式。审核记录、管理手册等文档,可以采用WORD格式提交,审议后中心以PDF格式归档保存。企业资质、首末次会议签到表文件,可以通过扫描形成的PDF格式文件。

    2、需要企业人员签名或盖章的文档(例如首末次会议签到表、审核计划等),要求在纸质文件上签章后,扫描成电子文档。

    二、编辑电子文档的相关说明

    1、关于电子案卷文件包命名。文件包的命名方法受审核组织名称+审核类型例如北京XXX科技有限公司初审

    2、电子案卷文件包内的电子文档的结构和命名应审核材料清单》的序号和材料名称一致。文件命名方法序号+空格+材料名称

    3、当某类文件(例如审核记录)包含多个文档时,采取文件夹的方式进行归集,文件夹命名方式与条款2相同。文件夹内文档的命名,应便于识别

    4原来为纸质文件,可以选择使用以下方式扫描形成电子文档

    a.通过扫描仪或者有扫描功能的一体机,扫描PDF文档

    b.使用有道云笔记的“文档扫描”功能,利用手机扫描为PDF文档,可以在有道云笔记的电脑端同步读取此文档。

    c.使用手机APP扫描软件(例如扫描全能王),扫描为PDF文档。

    电子案卷的提交

    1审核组提交电子案卷时,以压缩文件包的方式,发送到总监办接收审核案卷的邮箱: zazhvip.126.com

    2审核组根据审议反馈的意见,进行修改后应重新提交整个压缩文件包,总监办接收修改文档的邮箱ZA58673527163.com

    四、其它

    1、为满足行业监管和中心管理要求,审核案卷中的部分记录须提交纸质文件(详见附件)。审核组月月初月所审核项目案卷中需保留的纸质文一起到总监办。总监办审核案卷接收工作的负责人是老师联系电话为:010-58673527

    2在编辑和提交电子审核案卷工作中遇到问题,或有任何意见和建议,欢迎随时与以下人员沟通:信息中心郝洁(13260473902质量部谢玓(010-58673068、常晓民010-58673273

    3、采用邮件方式提交审核案卷是目前的过渡方式,根据中心信息化建设的工作计划,年内实现通过信息系统在线提交。


                              北京中安质环认证中心

                              2018928


    附件:另行提交纸质文的清单

  • 审核计划;
  • 首、末次会议签到表;
  • 不符合报告;
  • 认证信息确认表;
  • 现场产品抽样单(有机产品认证);
  • 审核费用领取单;
  • 其它(例如终止审核时,审核组与受审核方签字确认的终止原因、后续处理意见等)

文章原文下载:点击这里下载

电子案卷结构示例:点击这里下载


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